ONZE DIENSTEN
ADMINISTRATIEF BEHEER
Actief secretarieel administratief beheer is belangrijk voor een goed functionerende vereniging van eigenaars (VvE). Minimaal één keer per jaar wordt de algemene ledenvergadering gehouden. VvE Maas AB verzorgt de volledige organisatie van de vergadering en het uitvoeren en bewaken van de acties.
VvE Maas AB is op de hoogte van de regels, procedures en eventuele wetswijzigingen. Hiermee kunnen wij u optimaal ondersteunen. Het up-to-date houden van de ledenadministratie, tijdige informatieverstrekking, handhaving van de regels en procedures zijn belangrijke taken binnen het bestuurlijk beheer. Dit alles gebeurt in nauw overleg met het bestuur en/of de commissie.
Wat wij voor u doen?
- Het organiseren van de ledenvergadering
- Het voorbereiden van en overleg voeren over de ledenvergadering
- Het opstellen en versturen van de vergaderstukken, waaronder de uitnodiging, agenda, (jaar)stukken en de volmachten
- Het bijwonen en/of voorzitten van de ledenvergadering
- Het maken van de notulen van de ledenvergadering
- Het verzenden van de notulen met eventuele bijlagen
- Het bijhouden en verzorgen van de uitvoering van de vergaderbesluiten
- Het bijwonen en/of voorzitten van bestuursvergaderingen en/of buitengewone of extra ledenvergaderingen
- Het aanleggen en bijhouden van het ledenregister
- Het verwerken van mutaties in het ledenregister
- Het verstrekken van informatie aan notarissen in verband met de overdracht van een appartementsrecht
- Het verzorgen van de eindafrekening van een appartementsrecht
- Het regelmatig informeren van de leden
- Het werken met vaste aanspreekpunten zodat leden altijd snel en goed worden geholpen
- Het verzorgen van inzichtelijkheid van de informatie ten behoeve van de leden
- Het verzorgen van de correspondentie voor de VvE
- Het aanschrijven van leden bij overtredingen
- Het adviseren bij het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement
- Advisering over de mogelijke maatregelen bij overtredingen
- Inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel actueel houden
- Het archiveren van de stukken met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen
VvE Maas AB voert bovenstaande taken voor u uit, uiteraard in goed overleg.
FINANCIEEL BEHEER
Het financieel beheer van uw VvE kan u behoorlijk veel tijd kosten. Wij helpen u daarom graag om het overzicht te houden en uw administratie goed bij te houden. De splitsingsakte van uw VvE vormt daarbij voor ons de basis.
Wij beheren uw geld zorgvuldig. Alle bankrekeningen staan indien gewenst bij ons op naam van uw VvE. Bij betalingen kunt u ervoor kiezen om zelf uw facturen goed te keuren, voordat wij tot betaling overgaan. Zo weet u altijd exact hoe uw administratie ervoor staat.
Wat wij voor u doen?
Het opstellen en digitaal verspreiden van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar. Dit omvat een exploitatieoverzicht (met daarin de uitgaven, inkomsten en het resultaat over het afgelopen boekjaar) en een balans (hierin zijn de bezittingen en schulden van de VvE opgenomen)
Het afrekenen van het saldo van de exploitatie met de leden, als de vergadering van eigenaars hiertoe besluit
Het opstellen van een conceptbegroting van de kosten en opbrengsten met een voorstel voor de per vastgestelde periode (maand, kwartaal e.d.) verschuldigde bijdrage en eventuele extra bijdrage(n) op basis van de splitsingsakte
Het incasseren en administreren van de door de leden verschuldigde bijdragen. Voor betaling van de voorschotbijdrage maken wij indien gewenst gebruik van de automatische incassoservice
Het voeren van een incassoprocedure in geval van achterstallige betaling(en) door een eigenaar
Het namens de VvE betalen van gemeenschappelijke kosten
Het openen van een nieuwe, op naam van de VvE gestelde, bank- en eventuele spaarrekening
Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de VvE, inclusief het beheren van de afzonderlijke, op naam van de VvE gestelde, bank- en eventuele spaarrekening
Het ten behoeve van een notaris opstellen van de bestuurdersverklaring voor appartementen die in eigendom worden overgedragen. De in- en uittredingskosten VvE brengen wij bij de kopende en verkopende eigenaar in rekening
Het jaarlijks geven van inzage en toelichting op de financiële administratie aan de kascontrolecommissie
VvE Maas AB voert bovenstaande taken voor u uit, uiteraard alles in goed overleg met uw VvE.
TECHNISCH EN BOUWKUNDIG BEHEER
Het doel van elke VvE is het goed onderhouden van het gebouw of de gebouwen, van liftonderhoud tot kozijnen vervangen of het installeren van zonnepanelen. Daar komt echter wel veel bij kijken en niet iedere VvE beschikt over de technische kennis en ervaring om weloverwogen keuzes te maken. Denk bij bijvoorbeeld aan: inspecties aan het gebouw, uitbesteden van noodzakelijk onderhoud, schade afwikkelingen, begeleiden van groot onderhoud, het vergelijken van bouwkundige en de installatietechnische offertes.
Wij hebben de expertise om u hierbij te ondersteunen, of het nu gaat om een groot appartementencomplex, een winkelcentrum, een portiekflat of parkeergarage. Het technisch en bouwkundig VvE beheer wordt altijd afgestemd op en bij voorkeur uitgevoerd in combinatie met het financieel VvE beheer. Bij ons bepaalt u zelf welke ondersteuning u wenst.
Uiteraard zijn wij in geval van calamiteiten 24/7 bereikbaar!
- Het behandelen en registreren van reparatieverzoeken met betrekking tot het dagelijks onderhoud van het gebouw tot een bedrag van € 10.000,-
- Het behandelen en registreren van schademeldingen van eigenaren tot een bedrag van € 10.000,-
- Het inschakelen van een onderhoudsbedrijf of contractpartij voor uitvoering van de reparatie of schadeherstel. De betrokken aannemer wordt opgedragen om binnen één werkdag een afspraak te maken
- Het zo nodig informeren van betrokken bewoners
- Het controleren van uitgevoerde werkzaamheden op basis van steekproeven
- Het controleren van de facturen met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden
- Het betaalbaar stellen van de door de VvE geaccordeerde facturen
- Het na goedkeuring van en voor rekening van de VvE laten aanbrengen van een sleutelkluis nabij de ingang van het gebouw
- Het buiten kantoortijden 24 uur per dag / 7 dagen per week inschakelen van een onderhoudspartij voor calamiteiten (uitsluitend na telefonische melding)
ORGANISATORISCH BEHEER
Bij organisatorisch beheer kunt u denken aan het organiseren van bestuur- en ledenvergaderingen, het verzorgen van de notulen, het bijhouden van de ledenadministratie, het beantwoorden van vragen en de notaris inlichtingen verstrekken bij de verkoop van een appartement. Ook hierbij is VvE Maas AB u van dienst.
Wij vinden het -net als u- belangrijk dat bijvoorbeeld de Algemene Leden Vergadering (ALV) vlot, volgens de regels, maar ook sfeervol verloopt. Dan is het fijn dat er een kundig iemand naast u staat om de vergadering in goede banen te leiden. U krijgt van ons een vast aanspreekpunt, en onze VvE beheerder zal u met een enorme hoeveelheid kennis bijstaan in het beheren van uw VvE.
- Bijwonen van een bestuursvergadering;
- Het verzorgen en tijdig toesturen van de vergaderstukken
- Verzorgen van de notulen bij een ALV
- Uitvoeren van besluiten en acties vanuit de Algemene ledenvergadering
- Het verzorgen van de verenigingsgegevens bij de Kamer van Koophandel
- Nieuwe eigenaren registreren en voorzien van relevante informatie
Neem gerust contact met ons op, ook als de dienst die u zoekt er niet tussen staat. Wij bieden u graag hulp op maat.
VVE OVERSTAP-SERVICE
Heeft u een contract bij een andere VvE beheerder en overweegt u over te stappen naar VvE Maas AB? Dan hoeft u zich geen zorgen te maken over het regelen van deze overstap
Want VvE Maas AB biedt u een gratis overstap service aan.
- Advies bij besluitvorming ten behoeve van de overstap
- Wij vragen uw dossier op bij uw huidige beheerder en maken een nieuw dossier aan
- Wij zorgen voor het continueren van het betalingsverkeer betalingsverkeer
- Wij zorgen voor de benodigde mutaties bij de KvK
- We informeren alle leden en andere contacten van de VvE over de overstap en wat ze van VvE Maas AB kunnen verwachten
- We plannen een kennismakingsgesprek met het bestuur
BESTUURLIJK VVE BEHEER
De regie houden over uw VvE is niet altijd even gemakkelijk. U heeft te maken met zaken zoals de dagelijkse administratie, de incasso van de maandelijkse bijdragen en het plannen van noodzakelijk en groot onderhoud. Daarnaast komen er ook bestuurlijke taken bij kijken, zoals het organiseren van de Algemene Ledenvergadering en het opstellen en verzenden van de notulen.
Wij nemen al deze taken uit handen nemen en u helpen om op professionele wijze de regie te houden over uw vastgoed.
VvE Maas AB zorgt dat al uw gezamenlijke eigendommen goed verzekerd zijn, dat alle betalingen plaatsvinden, het organiseren en notuleren van de Algemene Ledenvergaderingen en nog veel meer.
CONTRACTBEHEER
- Het adviseren van de VvE over de benodigde onderhouds- en dienstencontracten
- Het adviseren over en het selecteren van leveranciers en aanvragen van offertes
- Het beoordelen van de offertes en opstellen van een gunningsadvies voor het bestuur
- Het namens de VvE afsluiten van contracten met leveranciers
- Het toezien op de uitvoering van contracten, zo nodig door middel van steekproefsgewijze controles
- Het beoordelen van contracten in relatie tot gewijzigde voorwaarden of tarieven van contractpartijen
- Het evalueren van contracten in relatie tot additionele kosten en/of storingen
- Het controleren en betaalbaar stellen van de facturen m.b.t. de contractwerkzaamheden
Liever persoonlijk contact?
Heb je een vraag of wil je graag advies? Neem gerust contact met ons op.
Adres
Waterlaat 42
5712 KA, Someren
Karmijn 18
6655 CB, Puiflijk
Telefoon
